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Ville de Poitiers et Grand Poitiers : Un projet de veille collaborative avec Alexandrie

La Ville de Poitiers et la Communauté d’agglomération Grand Poitiers, qui travaillent en services mutualisés, ont instauré en automne 2010 une mission  de  veille  documentaire,  matérialisée  par  la  création  d’un  centre  d’activités  de  veille documentaire rattachée directement au service Assemblées-Juridique-Documentation-Archives (AJDA), au sein du pôle piloté par la Direction générale des services.


Le contexte et les enjeux

La première année d’existence du centre d’activités de veille a été consacrée à la réalisation d’une analyse de l’existant afin de proposer un projet de gouvernance documentaire.

Les objectifs de ce projet ont été définis de la sorte :

- Gagner  en  efficacité(retrouver  l’information  au  bon  moment  et  être  sur de l’information trouvée)
- Partager les informations pour devenir une organisation apprenante (la gestion des connaissances repose sur le principe selon lequel la création du capital immatériel se fait  par  l’opulence  et  la  diversité  des  sources  informationnelles  –  il  s’agit  pour l’ensemble  des  acteurs  d’une  organisation  de  rendre disponible  et  de  partager  les informations – pour que cette information devienne de la connaissance, l’organisation devra les capter et les organiser pour la rendre accessible aux acteurs qui participent à cette capitalisation).
- Sécuriser la connaissance créée dans l’organisation.

Les apports de la veille aux organisations sont nombreux, il y a lieu de souligner les aspects suivants :

- Meilleure connaissance des évolutions de son environnement.
- Identification des menaces et des opportunités.
- Appui à la prise de décision.

Une  veille  bien  organisée  doit  permettre  d’identifier  les  éléments  clés  susceptibles  de menacer des choix technologiques ou stratégiques effectués à un moment donné, d’identifier les opportunités qui s’offrent à l’entreprise/institution et anticiper sur l’avenir. Dans  le  contexte  actuel,  la  veille  permet  de  prendre  des  décisions  opérationnelles  et managériales  en  intégrant  le  maximum  d’informations analysées.  En  apportant  des connaissances  externes,  elle  permet  aux  décideurs  de  trouver  de  nouveaux  modes  de fonctionnement plus adaptés au contexte et d’innover.

Le périmètre du projet a été circonscrit à :

- La  documentation  externe  à  la  Collectivité  (presse locale,  presse  nationale,  presse spécialisée, base de données) dont les articles sont choisis par le centre d’activités veille documentaire et organisés en thématiques spécifiques
- La  documentation  interne  à  destination  de  l’extérieur  (éditions  de  la  Collectivité : journaux,  plaquettes d’information,  etc)  ou  la  documentation  interne  provenant d’autres  collectivités  (modèles  de  documents,  plaquettes  d’informations,  journaux municipaux …)
- Dans  un  second  temps,  il  pourra  être  étudié  la  possibilité  pour  les  utilisateurs  de verser  de  la  documentation  interne  (rapports,  éléments  d’expertises)  de  manière  à apporter  de  la  connaissance  autour  d’une  thématique et  de  commenter  certains articles spécifiques pour y apporter une analyse.

Le projet est réalisé en lien avec d’autres projets de la Collectivité :

- la veille juridique est organisée avec l’implication active du réseau juridique
- la veille sur l’actualité des collectivités est réalisée par le centre d’activités Veille documentaire, en lien avec un réseau de veilleurs identifiés dans la Collectivité
- la veille managériale est notamment organisée en lien avec le projet Cercle cadres mis en place par la Direction des ressources humaines.
- le projet de veille documentaire a été réalisé en lien avec la refonte de l’Intranet pour que les outils soient compatibles et l’organisation non redondante.

Le projet s’adresse à tous les services de la Collectivité.

Les raisons du choix d’Alexandrie

La solution Alexandrie – couplée au logiciel de veille KBCrawl -  a été retenue car elle permet, sur la base d’un plan de veille déterminé par la Collectivité, de :

1.  Surveiller des sources fiables

2.  Collecter et sélectionner l’information utile, notamment en offrant la possibilité à des utilisateurs contributeurs de saisir directement dans le portail des articles et des sites internet qu’ils jugent pertinents et qu’ils souhaitent porter à la connaissance de tous. Un workflow de validation a été mis en place avant la diffusion de ces informations sur le portail

3.  Classer les informations sélectionnées selon un plan de classement thématique

4.  Diffuser et capitaliser ces informations sur le portail, mais aussi via des flux RSS installés dans l'Intranet, notamment en page de Une, ou la Diffusion Sélective d’Information.

Le déroulement du projet

Ce projet a été encadré par la chef de projet de GB Concept et pour la Collectivité : par la responsable Veille documentaire du service AJDA et par la chef de projet « E-administration » du service Systèmes d'information – Télécommunications.

Un peu plus d’une année a été nécessaire pour mettre en place le projet comprenant :

- Une analyse des besoins fonctionnels et de la personnalisation du portail
- Une reprise de données et la réalisation des paramétrages
- La mise en œuvre du sourcing dans KB Crawl
- L’intégration de la charte graphique
- La mise en place d’un interfaçage LDAP/SSO
- Les formations
- La recette

Le portail Alexandrie est disponible en extranet.

Conclusion

Déployé depuis plusieurs mois, le portail de veille collaborative atteint progressivement sa vitesse de croisière. Chaque utilisateur  reçoit  des  alertes  correspondant à son domaine de compétence et peut, s’il le souhaite, accéder à la totalité du corpus.

Une vingtaine de personnes, formées à l’outil et expertes dans plusieurs domaines (juridique, management, territoires) … alimente quotidiennement le portail ; le rôle de médiation est assuré par la responsable Veille documentaire.

 « […] auparavant,  chacun  veillait de son côté sur des outils différents et ne savait pas comment valoriser l’information. C’était le système D ! Aujourd’hui tout le monde travaille sur la même plateforme et respecte les mêmes règles documentaires : sélection d’articles, rédaction d’une  fiche  descriptive,  etc.  Les  contributeurs proposent des contenus et mon rôle consiste à valider ou non ces propositions » indique la chef de projet de la Ville de Poitiers et du Grand Poitiers.

Pour en savoir plus : « Veille collaborative : dans le public comme dans le privé »/TEXIER Bruno. In Archimag, n°276, juillet-août 2014. p.24



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