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Actuelles communication : vin, gastronomie, tourisme, tout un art de vivre

Bandeau Actuelles

"Un esprit libre et actuel, rebelle si nécessaire, consensuel si besoin, mais efficace toujours et pour l'instant exclusivement féminin où notre aventure, c'est la vôtre !"

Située au cœur de Nuits-Saint-Georges, l’agence actuelles communication est spécialisée en relations presse et gestion de l’information, dans les domaines de l'art de vivre, du vin, de la gastronomie et du tourisme. L’équipe de l'agence est au service de ses clients pour valoriser leurs atouts, susciter l'intérêt autour de leur actualité et de leurs marques, informer leurs clients.

Un bon partenaire de relations presse doit à la fois maîtriser les besoins du client et disposer d'un réseau médias large aussi bien en France qu'à l'International pour assurer une bonne couverture médiatique.

L’équipe de l’agence est composée de trois femmes : Nathalie Bergès-Boisset et Véronique Destaing, co-fondatrices de l’agence et Melody Bridoux, responsable de la documentation.

Le fonds documentaire géré par l’agence, pour le moment, est de composé d’environ 6500 documents de différentes natures. Ce nombre augmente jour après jour.

Accueil

Page d'accueil du portail

Les missions de l’agence:

Communication

Organisation d’événements, coordination de projet, gestion des relations presse et relations publiques, rédaction de dossiers et communiqués de presse, rédaction de contenu web …

Documentation

Gestion de projets documentaires, administration des bases de données, veille et traitement documentaire, gestion des abonnements presse, réalisation de revue et panorama de presse, recherche documentaire et création de dossier thématique, gestion de photothèque…


Contexte et enjeux

L’agence actuelles a repris la gestion de la documentation de son principal client. Mais, il a fallu développer un nouveau portail documentaire dessiné à l’image d’actuelles et permettant l’accès à plusieurs clients tout en respectant la confidentialité de leurs activités et informations respectives.

Il a été nécessaire de rendre le portail documentaire accessible depuis n’importe où dans le monde et qu’il soit donc muni d’une connexion via Internet. Le portail d’actuelles se devait de proposer une pléiade de services documentaires tels que les revues de presse, la DSI, la création d’une photothèque, et la gestion d’abonnements presse par exemple.

Les raisons du choix d’Alexandrie

Alexandrie 7 est un logiciel documentaire en accès full-web qui laisse le champ libre à la personnalisation du portail selon la charte graphique de l’entreprise.

Le principal client de l’agence a collaboré avec GB Concept pendant près de 8 ans. Il semblait normal de continuer ce partenariat qui a très bien fonctionné jusqu’alors.

Par ailleurs, il fallait migrer des données d’une base gérée sous Alexandrie v6.

Annuaire de liens

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Déroulement du projet

Le projet a été initié par Céline Monniot, la documentaliste alors en poste.

Elle a orchestré, avec la chef de projet GB Concept, Stéphanie Wenck, la création sur le fond comme sur la forme du nouveau portail documentaire d’actuelles communication.

Avec des outils comme le planning, le cahier des charges, le cahier des spécifications, elles ont déterminé le projet sur toute sa durée. Les délais ont été extrêmement bien tenus.

Avant le passage en phase d’utilisation du nouveau portail documentaire, une semaine de formation sur le paramétrage comme sur la personnalisation du portail a été nécessaire.

La documentaliste d’actuelles Melody Bridoux a participé à ces formations et a succédé à Céline Monniot pour la fin de la gestion du projet.

Les étapes du projet (Janvier 2012-Février 2013)

puceAnalyse des besoins
puceRédaction du cahier des charges proposé par GB Concept
puceMigration des données en deux temps
puceFormation de 7 jours
puceFin du paramétrage et de la personnalisation
puceOuverture aux utilisateurs

Conclusion

Le portail documentaire d’actuelles est très satisfaisant. La gestion en autonomie d’une très grande partie du portail sur le contenu comme le contenant est très pratique.

L’outil laisse libre court à ses idées et à l’évolution de l’activité. Quelques ajustements sont encore nécessaires pour s'adapter aux retours des utilisateurs.

Le lien vers le portail documentaire est intégré directement sur la page d’accueil du site web de l’agence. Il a donc une très bonne visibilité et est accompagné d’une réelle politique de communication depuis son lancement. Le nombre des utilisateurs augmente chaque jour.

Nous espérons que ce portail séduira les futurs clients de l’agence.

Photothèque

Futur projet : la mise en place de la photothèque



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