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CAUE DOC OUEST : CAUE des Pays de la Loire et des Côtes d’Armor

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Les CAUE sont des associations départementales dont les missions de service public ont été définies par la loi du 3 janvier 1977 sur l’architecture qui précise, en son article 1er, que la création architecturale, la qualité des constructions, leur insertion harmonieuse dans le milieu environnant, le respect des paysages naturels ou urbains ainsi que du patrimoine sont d’intérêt public.

Les CAUE ont pour missions de :

CONSEILLER

les particuliers et les collectivités territoriales dans leurs démarches de construction et d’aménagement :

- sur tous les aspects et les facteurs qui contribuent à la qualité du cadre de vie et de l’environnement ;

- sur les démarches administratives et le choix de professionnels compétents.

FORMER

- les élus à la connaissance des territoires et de leur évolution ;

- les enseignants qui souhaitent intégrer la connaissance de l’espace bâti et naturel dans leur projet pédagogique ;

- les professionnels et les acteurs du cadre de vie, par des journées thématiques de réflexion et de travail et des programmes de formation continue adaptés.

INFORMER ET SENSIBILISER

le grand public à la qualité de l’architecture, de l’urbanisme et de l’environnement — visites, conférences, expositions, publications de vulgarisation — et à l’esprit de participation : débats, tables-rondes, ateliers pédagogiques, etc



Contexte et enjeux

Quatre des CAUE des Pays de la Loire (Loire-Atlantique, Maine-et-Loire, Sarthe et Vendée) ainsi que le CAUE des Côtes d’Armor disposent chacun d’un centre de documentation spécialisé en architecture, urbanisme, aménagement, habitat, paysage et environnement. Répartis sur 5 sites (Nantes, Angers, Le Mans, La Roche-sur-Yon et Saint-Brieuc), ces centres sont ouverts au public, et sont aussi des lieux de ressources incontournables pour leurs équipes.

Les fonds sont constitués de 25 000 documents, d’une trentaine de périodiques, d’une photothèque et d’archives internes à chaque structure (études, rapports, publications).

Travaillant en collaboration depuis de nombreuses années, les CAUE des Pays de la Loire utilisaient le logiciel Alexandrie 6 depuis une dizaine d’années.

L’objectif initial était de fusionner ces 4 bases. Mais rapidement, le souhait des CAUE a été de rendre leurs centres documentaires plus accessibles et plus visibles : à la fois pour le grand public et leurs partenaires mais également pour permettre à leurs équipes un accès intranet. Ils souhaitaient aussi développer différents services documentaires : dossiers, DSI, newsletters, etc.

Dans le même temps le CAUE des Côtes d’Armor, qui avait entamé une recherche de logiciel pour migrer sa base Access, a décidé d'intégrer le projet de base commune.

Les raisons du choix d’Alexandrie

En 2010, il a été décidé de migrer et fusionner les cinq bases dans un logiciel full-web et personnalisable. Le choix s’est rapidement porté vers la version 7 d’Alexandrie puisque le logiciel répondait aux attentes et que quatre des cinq centres travaillaient déjà en confiance avec la chef de projet de GB Concept, depuis plusieurs années.

Une des caractéristiques fondamentales du logiciel était l’utilisation des standards du web : Java, base SQL, abandon du langage 4D.

Déroulement du projet

Ce projet a été encadré par la chef de projet de GB Concept, et les deux documentalistes cooptées pour être les référentes des 5 CAUE. Le travail de toutes les documentalistes a été primordial au bon déroulement de chacune des étapes de ce travail.

Une année a été nécessaire pour mener à bien l'ensemble des phases du projet de migration-fusion (de la 1ère réunion de travail à la mise en service du portail) : un temps assez long mais essentiel pour coordonner 5 structures.

6 mois de travail supplémentaires ont été indispensables pour les phases de tests, le temps de paramétrage et la formation.

Enfin, soucieux de présenter une interface dynamique, esthétique et adaptée à chaque site, un travail important de personnalisation a été effectué en interne avec l'infographiste-webmaster au CAUE 44.

Une formation sur les feuilles de style CSS a ensuite été suivie par les documentalistes.

Les étapes

  • Réunion de présentation d’Alexandrie 7 et montage financier (début 2010)

  • Analyse des besoins : rédaction d’un cahier des charges (mai 2010),

  • Remise d’un cahier de spécifications techniques par GB Concept (juin 2010),

  • Nettoyage des 5 bases et des thésaurus suite à la procédure de dédoublonnage définie dans le cahier des spécifications techniques (mai à août 2010)

  • Migration des données en deux temps avec phase de tests (décembre 2010 puis été 2011),

  • Mise en service du portail (janvier 2011),

  • Formation de 7 jours (début 2011),

  • Paramétrage (1er semestre 2011),

  • Personnalisation du portail avec l’intervention d’un collègue webmaster (été 2012)

  • Ouverture officielle du portail (septembre 2012 en interne, janvier 2013 pour le grand public)

Conclusion

Le portail documentaire est satisfaisant pour son interface et son ergonomie. Le travail effectué avec notre webmaster apporte une grande lisibilité et modernité. Le retour des utilisateurs est unanimement positif sur ces points.

Des ajustements techniques sont encore nécessaires pour bien adapter l’outil à aux divers besoins (pour la photothèque notamment).

La personnalisation du logiciel est une de ses grandes qualités mais elle demande un temps de travail conséquent qui n’est pas à négliger.

Le portail est accessible depuis un lien présent sur les sites institutionnels des CAUE participants. Une communication officielle a été lancée auprès des collectivités de certains départements suite à l’ouverture de comptes individuels (avec espace personnalisé).

L’installation de l’outil de statistiques a été terminée en décembre 2013. Il aura pour but de fournir une meilleure analyse de la fréquentation du portail en 2014.

Exemple de page d’accueil d’un site : le CAUE des Côtes d’Armor


Exemple de page de résultats




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