Contexte et enjeux

L’agence actuelles a repris la gestion de la documentation de son principal client. Mais, il a fallu développer un nouveau portail documentaire dessiné à l’image d’actuelles et permettant l’accès à plusieurs clients tout en respectant la confidentialité de leurs activités et informations respectives.

Il a été nécessaire de rendre le portail documentaire accessible depuis n’importe où dans le monde et qu’il soit donc muni d’une connexion via Internet. Le portail d’actuelles se devait de proposer une pléiade de services documentaires tels que les revues de presse, la DSI, la création d’une photothèque, et la gestion d’abonnements presse par exemple.

Les raisons du choix d’Alexandrie

Alexandrie 7 est un logiciel documentaire en accès full-web qui laisse le champ libre à la personnalisation du portail selon la charte graphique de l’entreprise.

Le principal client de l’agence a collaboré avec GB Concept pendant près de 8 ans. Il semblait normal de continuer ce partenariat qui a très bien fonctionné jusqu’alors.

Par ailleurs, il fallait migrer des données d’une base gérée sous Alexandrie v6.

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Déroulement du projet

Le projet a été initié par Céline Monniot, la documentaliste alors en poste.

Elle a orchestré, avec la chef de projet GB Concept, Stéphanie Wenck, la création sur le fond comme sur la forme du nouveau portail documentaire d’actuelles communication.

Avec des outils comme le planning, le cahier des charges, le cahier des spécifications, elles ont déterminé le projet sur toute sa durée. Les délais ont été extrêmement bien tenus.

Avant le passage en phase d’utilisation du nouveau portail documentaire, une semaine de formation sur le paramétrage comme sur la personnalisation du portail a été nécessaire.

La documentaliste d’actuelles Melody Bridoux a participé à ces formations et a succédé à Céline Monniot pour la fin de la gestion du projet.

Les étapes du projet (Janvier 2012-Février 2013)

Analyse des besoins
Rédaction du cahier des charges proposé par GB Concept
Migration des données en deux temps
Formation de 7 jours
Fin du paramétrage et de la personnalisation
Ouverture aux utilisateurs

Conclusion

Le portail documentaire d’actuelles est très satisfaisant. La gestion en autonomie d’une très grande partie du portail sur le contenu comme le contenant est très pratique.

L’outil laisse libre court à ses idées et à l’évolution de l’activité. Quelques ajustements sont encore nécessaires pour s'adapter aux retours des utilisateurs.

Le lien vers le portail documentaire est intégré directement sur la page d’accueil du site web de l’agence. Il a donc une très bonne visibilité et est accompagné d’une réelle politique de communication depuis son lancement. Le nombre des utilisateurs augmente chaque jour.

Nous espérons que ce portail séduira les futurs clients de l’agence.

Futur projet : la mise en place de la photothèque