La Ville de Poitiers et la Communauté d’agglomération Grand Poitiers, qui travaillent en services mutualisés, ont instauré en automne 2010 une mission de veille documentaire, matérialisée par la création d’un centre d’activités de veille documentaire rattachée directement au service Assemblées-Juridique-Documentation-Archives (AJDA), au sein du pôle piloté par la Direction générale des services.
Le contexte et les enjeux La première année d’existence du centre d’activités de veille a été consacrée à la réalisation d’une analyse de l’existant afin de proposer un projet de gouvernance documentaire. Les objectifs de ce projet ont été définis de la sorte : Les apports de la veille aux organisations sont nombreux, il y a lieu de souligner les aspects suivants : Une veille bien organisée doit permettre d’identifier les éléments clés susceptibles de menacer des choix technologiques ou stratégiques effectués à un moment donné, d’identifier les opportunités qui s’offrent à l’entreprise/institution et anticiper sur l’avenir. Dans le contexte actuel, la veille permet de prendre des décisions opérationnelles et managériales en intégrant le maximum d’informations analysées. En apportant des connaissances externes, elle permet aux décideurs de trouver de nouveaux modes de fonctionnement plus adaptés au contexte et d’innover. Le périmètre du projet a été circonscrit à : Le projet est réalisé en lien avec d’autres projets de la Collectivité : Le projet s’adresse à tous les services de la Collectivité. Les raisons du choix d’Alexandrie La solution Alexandrie – couplée au logiciel de veille KBCrawl - a été retenue car elle permet, sur la base d’un plan de veille déterminé par la Collectivité, de : 1. Surveiller des sources fiables 2. Collecter et sélectionner l’information utile, notamment en offrant la possibilité à des utilisateurs contributeurs de saisir directement dans le portail des articles et des sites internet qu’ils jugent pertinents et qu’ils souhaitent porter à la connaissance de tous. Un workflow de validation a été mis en place avant la diffusion de ces informations sur le portail 3. Classer les informations sélectionnées selon un plan de classement thématique 4. Diffuser et capitaliser ces informations sur le portail, mais aussi via des flux RSS installés dans l'Intranet, notamment en page de Une, ou la Diffusion Sélective d’Information. Le déroulement du projet Ce projet a été encadré par la chef de projet de GB Concept et pour la Collectivité : par la responsable Veille documentaire du service AJDA et par la chef de projet « E-administration » du service Systèmes d'information – Télécommunications. Un peu plus d’une année a été nécessaire pour mettre en place le projet comprenant : Le portail Alexandrie est disponible en extranet. Conclusion Déployé depuis plusieurs mois, le portail de veille collaborative atteint progressivement sa vitesse de croisière. Chaque utilisateur reçoit des alertes correspondant à son domaine de compétence et peut, s’il le souhaite, accéder à la totalité du corpus. Une vingtaine de personnes, formées à l’outil et expertes dans plusieurs domaines (juridique, management, territoires) … alimente quotidiennement le portail ; le rôle de médiation est assuré par la responsable Veille documentaire. « […] auparavant, chacun veillait de son côté sur des outils différents et ne savait pas comment valoriser l’information. C’était le système D ! Aujourd’hui tout le monde travaille sur la même plateforme et respecte les mêmes règles documentaires : sélection d’articles, rédaction d’une fiche descriptive, etc. Les contributeurs proposent des contenus et mon rôle consiste à valider ou non ces propositions » indique la chef de projet de la Ville de Poitiers et du Grand Poitiers. Pour en savoir plus : « Veille collaborative : dans le public comme dans le privé »/TEXIER Bruno. In Archimag, n°276, juillet-août 2014. p.24
- Partager les informations pour devenir une organisation apprenante (la gestion des connaissances repose sur le principe selon lequel la création du capital immatériel se fait par l’opulence et la diversité des sources informationnelles – il s’agit pour l’ensemble des acteurs d’une organisation de rendre disponible et de partager les informations – pour que cette information devienne de la connaissance, l’organisation devra les capter et les organiser pour la rendre accessible aux acteurs qui participent à cette capitalisation).
- Sécuriser la connaissance créée dans l’organisation.
- Meilleure connaissance des évolutions de son environnement.
- Identification des menaces et des opportunités.
- Appui à la prise de décision.
- La documentation interne à destination de l’extérieur (éditions de la Collectivité : journaux, plaquettes d’information, etc) ou la documentation interne provenant d’autres collectivités (modèles de documents, plaquettes d’informations, journaux municipaux …)
- Dans un second temps, il pourra être étudié la possibilité pour les utilisateurs de verser de la documentation interne (rapports, éléments d’expertises) de manière à apporter de la connaissance autour d’une thématique et de commenter certains articles spécifiques pour y apporter une analyse.
- la veille sur l’actualité des collectivités est réalisée par le centre d’activités Veille documentaire, en lien avec un réseau de veilleurs identifiés dans la Collectivité
- la veille managériale est notamment organisée en lien avec le projet Cercle cadres mis en place par la Direction des ressources humaines.
- le projet de veille documentaire a été réalisé en lien avec la refonte de l’Intranet pour que les outils soient compatibles et l’organisation non redondante.
- Une analyse des besoins fonctionnels et de la personnalisation du portail
- Une reprise de données et la réalisation des paramétrages
- La mise en œuvre du sourcing dans KB Crawl
- L’intégration de la charte graphique
- La mise en place d’un interfaçage LDAP/SSO
- Les formations
- La recette