Le service Archives/Documentation fait partie intégrante du pôle Vie Institutionnelle et Juridique. Créé en novembre 2008 pour permettre la collecte et le traitement des archives de l’institution et des anciennes structures intercommunales dissoutes, ce service a par la suite, en 2009, repris la fonction documentaire à sa charge. Deux objectifs primordiaux ont été fixés par le service : faire évoluer la gestion de l'information et de la documentation en proposant de nouvelles ressources documentaires et améliorer la gestion des archives déjà mise en place.
Les principales missions d'archivage consiste en la collecte et le classement des documents, puis en la conservation et la communication des archives des services versants.
Quant à la fonction documentaire, elle repose principalement sur la diffusion d'informations aux agents de la Collectivité via : la réalisation d'un panorama de presse et de dossiers thématiques, mais également sur l'acquisition d'ouvrages et d'abonnements à divers périodiques.
Enjeux et caractéristiques du projet
La réflexion a débuté en 2010 par la réalisation d'une étude de faisabilité de l'informatisation des services archives et documentation. Le besoin prioritaire était le travail sur les archives, puis est venu l'analyse des besoins en terme de documentation.
L'appel d'offre a été lancé en mai 2012, 4 éditeurs ont été présélectionnés, avant que le choix ne s'arrête sur la solution Alexandrie de GB Concept. "Ce produit a l'avantage d'être complet, en proposant notamment une gestion des archives couplée avec une gestion documentaire. Cela a évité l'acquisition de deux logiciels." précise Mme Magrez, chef de projet fonctionnel.
Les objectifs du projet :
- pour les archives : fournir des descriptions plus riches qu'en version papier, mieux gérer les éliminations et l'espace disponible en magasin
- pour la documentation : proposer un accès direct à l'information pour les agents (et notamment au panorama de presse), via le nouvel espace portail ; faciliter la gestion du bulletinage et des emprunts pour les documentalistes ; offrir de nouveaux produits : flux RSS, sitographies, dossiers thématiques.
En résumé, apporter un maximum d'informations aux agents dans le cadre de leurs missions quotidiennes.
Solutions apportées par GB Concept
- des fonctionnaltiés de gestion des archives et de gestion documentaire en standard dans un seul outil ;
- un portail permettant de valoriser d'une part le fonds documentaire, d'autre part le fonds archives ;
- une gestion fine des droits et des autorisations permettant de scinder les fonctionnalités accessibles à la personne en charge des archives et à la personne en charge de la documentation ;
- un éventail de produits et services documentaires, paramétrables au fur et à mesure des besoins ;
- un accompagnement au changement, une équipe force de proposition pour adapter le produit aux besoins des agents de la Collectivité.
Bénéfices client
- une plus grande valorisation du fonds archives et du fonds documentaire grâce notamment au portail accesible en intranet ;
- une vraie visibilité donnée au travail des documentalistes/archivistes au sein de la Collectivité ;
- une plus grande réactivité à l'issue des demandes des agents ;
- un suivi des versements d’archives approfondi et des abonnements aux périodiques grâce au système d’alerte ;
- la centralisation des ressources documentaires.
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| Page d'accueil du fonds documentaire |
Page d'accueil du fonds archives |
Avis sur le déroulé du projet
Mme Magrez retient de ce projet :
- une bonne collaboration avec les services techniques de la CAPH, impliqués dès la réunion de lancement ;
- une bonne coordination du projet par GB Concept, qui a été très l'écoute des demandes formulées ;
- un planning respecté, des livrables validés et des prestations assurées jusqu'au bout ;
- une facilité de prise en main de la personnalisation du portail par le webmaster de la CAPH ;
- un programme de formation personnalisé qui permet de rapidement prendre en main l'outil ;
- un portail clair, correspondant aux besoins des agents.
En résumé, "le projet s'est parfaitement déroulé, le logiciel répond à nos attentes et offre de nombreuses fonctionnalités aussi bien documentaires qu'archivistiques. En projet aujourd'hui : la mise en place d'un espace juridique avec Alexandrie."
Mme Magrez conclue en revenant sur les wébinaires gratuits proposés par GB Concept qui permettent d'améliorer sa connaissance de l'outil et d'envisager de nouvelles perspectives.
Contact :
Mme Magrez
CAPH - rue Michel Rondet - 59135 WALLERS-ARENBERG
Tel : 03.27.09.97.77
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Gestion de documents
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Archives
