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Gestion de documents

 

Organiser et structurer la documentation

Gestion de documentsAlexandrie est un outil d'organisation de l'information dite 'non structurée' orienté vers le traitement sémantique des contenus. Offrant un nombre infini de niveaux de description de l'information et de profils d'utilisateurs, une indexation à partir d'un vocabulaire hiérarchisé et contrôlé, des capacités étendues d'intégration de sources externes et de restitution multicanale, il transforme votre base de connaissances en un carrefour d'information incontournable pour vos usagers.

Une application 2.0 : devenez l'animateur de vos communautés d'utilisateurs en leur proposant de participer à vos contenus en commentant et en taggant vos documents.


Noyau documentaire

De nombreuses fonctions présentes dans le noyau documentaire :
• La définition des bases d’information et la possibilité de les faire évoluer, ainsi que la prise en charge et la gestion des documents numériques (GED)
• Le paramétrage des natures et types d’information pour l’indexation et la recherche
• La création des champs (nombre, nature et ordonnancement)
• L’utilisation et l’administration de thesaurii. Nos outils permettent de constituer et de hiérarchiser des listes de descripteurs (mots clés)
• La personnalisation des interfaces pour la saisie, la recherche et l’exploitation d’informations
• La conception, la personnalisation et la mise à disposition sélective d’outils de travail : modèles d’impression, formats d’import et d’export, dossiers de projet, tableaux d’analyse,format XML...
• La création de produits d’information personnalisés : alertes sur profil (DSI), revues de sommaire, bulletins ou lettres d’information.

Entrepôt de documents numériques

Constitution d’un référentiel commun de documents externes (juridiques, scientifiques...), de
documents internes (courriers, documents administratifs, notes internes...), Alexandrie permet
de bénéficier des outils des professionnels de la documentation pour la gestion des documents
numériques.
Les espaces de travail permettent de mettre en place un travail collaboratif organisé par projet.
Lorsque les documents sont finalisés, ils sont déversés dans la base d’information.
Alexandrie intègre des fonctions permettant de mettre en place des règles métiers et des
circuits de validation.
• Archivage sécurisé des documents, dans leur format natif
• Indexation et recherche plein texte
• Règles d’accès aux notices descriptives
• Règles d’accès aux documents numériques
• Fonctions de pré-catégorisation et post-catégorisation autorisant plusieurs «vues» sur la base
de documents numériques

Revues et panoramas de presse

L’élaboration d’une revue de presse représente la mise en place et le traitement d’une chaîne
d’information. Alexandrie prend en charge toutes les étapes, depuis la numérisation des
articles de périodiques, jusqu’à la diffusion des revues ou panoramas de presse.
Alexandrie dialogue avec des logiciels de «Clipping» (reconnaissance et sélection automatique
des différentes zones constituant un article de presse) pour en acquérir les méta-données
(auteur, titre, date, etc.).
Les revues de presse composées électroniquement peuvent être imprimées, diffusées par
email ou sur les pages Web d’un intranet ou d’un site Internet.

Dans ce cas, elles peuvent apparaitre dans les dossiers gérés dynamiquement par Alexandrie, ceux-ci
pouvant être associés aux centres d’intérêts de chaque utilisateur.
• Détourage (clipping) des pages numérisées et recomposition en document PDF
• Stockage de flux d’informations (fils de presse, articles numérisés par un prestataire...)
• Reconnaissance optique de caractères (OCR) pour permettre la recherche en texte intégral
• Mise à disposition instantanée via l’interface Web, édition papier et envoi de courriel
• Possibilité de restreindre l’accès aux articles numérisés en fonction de l’utilisateur
• Historique des revues de presse
• Prise en compte des durées de validité des informations



Gestion de documents

  • Logo AlexRéférentiel commun de documents physiques et numériques
  • Organisation de l'information et des connaissances
  • Indexation et catégorisation des contenus
  • Diffusion multicanale
  • Sécurité et confidentialité

Voir aussi

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