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Archives

Donnez vie à vos Archives

Alexandrie propose les fonctions métiers indispensables à la gestion efficace des archives, physiques et numériques, et un portail de diffusion enrichi de fonctions multimédia.


• Niveaux de description archivistique non limités (respect de la norme ISAD(G))
Les niveaux sont définis lors de la mise en place et peuvent évoluer à tout moment sans incidence sur le fonds déjà saisi.
• Gestion des emplacements et des espaces
Organisation des espaces de stockage personnalisable. Calcul des mètres linéaires totaux, réservés, occupés, disponibles.
• Tableaux de gestion
Gestion des durées de conservation et des actions à entreprendre à leur terme.
• Versements
Plusieurs modalités peuvent être mises en oeuvre : saisie par les services versants depuis le portail, processus de vérification et validation par les gestionnaires, imports de fichiers structurés.
• Eliminations
Préparation des bordereaux d'élimination. Recalcul des espaces après élimination physique.
• Communications
En salle, internes, externes... Gestion des réservations. Relances.
• Statistiques
Activités du service. Communications. Fréquentation du portail.
• Droits d'accès et autorisations
Gestion des groupes permettant de définir les règles d'accès aux fonctions et aux contenus.
• Archives multi-supports
Photos, cartes postales, sons, vidéos... Les fonctions de GED permettent de lier les documents numériques et proposer plusieurs modalités de consultation (diaporama, lecteurs audio et vidéo...).
• Portail de diffusion et valorisation
Un portail de diffusion incluant des fonctions de gestion de contenu éditorial. Consultation des métadonnées de description archivistique et des archives numériques.

Niveaux de description archivistique non limités (respect de la norme ISAD(G))

Les niveaux sont définis lors de la mise en place et peuvent évoluer à tout moment sans incidence sur le fonds déjà saisi.

Gestion des emplacements et des espaces

Organisation des espaces de stockage personnalisable. Calcul des mètres linéaires totaux, réservés, occupés, disponibles.

Tableaux de gestion

Gestion des durées de conservation et des actions à entreprendre à leur terme.

Versements

Plusieurs modalités peuvent être mises en oeuvre : saisie par les services versants depuis le portail, processus de vérification et validation par les gestionnaires, imports de fichiers structurés.

Eliminations

Préparation des bordereaux d'élimination. Recalcul des espaces après élimination physique.

Communications

En salle, internes, externes... Gestion des réservations. Relances.

Statistiques

Activités du service. Communications. Fréquentation du portail.

Droits d'accès et autorisations

Gestion des groupes permettant de définir les règles d'accès aux fonctions et aux contenus.

Archives multi-supports

Photos, cartes postales, sons, vidéos... Les fonctions de GED permettent de lier les documents numériques et proposer plusieurs modalités de consultation (diaporama, lecteurs audio et vidéo...).

Portail de diffusion et valorisation

Un portail de diffusion incluant des fonctions de gestion de contenu éditorial. Consultation des métadonnées de description archivistique et des archives numériques.

 

Pour les administrateurs

Des outils aisés de prise en main par des administrateurs non-informaticiens pour :

- décrire les niveaux de description, les métadonnées et les champs personnalisés

- mettre en oeuvre le portail des archives.
Pour les gestionnaires

Une interface unifiée pour réaliser les opérations de gestion quotidienne.

Thesaurus intégré.

Outil de conception de maquettes et états statistiques élaborés.
Pour les services versants

Formulaire simplifié de saisie des unités versées.

Aides à la saisie et contrôles.
Pour les usagers

Plusieurs modalités de consultation du fonds.

Instruments de recherche.

Espace personnalisé. Réservations.

 



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détaillée d'Alexandrie 7,
n'hésitez pas à nous contacter.

Au : +33 (0)1.49.23.83.51

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